Conditions Générales d’Utilisation

1. Objet

Les présentes Conditions Générales d’Utilisation (« CGU ») définissent les conditions d’accès et d’utilisation de FraisWork, solution logicielle de gestion des frais professionnels éditée par Jérôme Geoffray, Entrepreneur Individuel exerçant sous le nom commercial ZGM Consulting.

2. Définitions

FraisWork désigne la solution logicielle et ses services associés. Éditeur désigne Jérôme Geoffray EI / ZGM Consulting. Client ou Structure désigne l’organisation ayant souscrit ou obtenu un accès à FraisWork. Utilisateur désigne toute personne autorisée à accéder au service.

3. Accès au service

L’accès nécessite un équipement compatible, un navigateur récent et une connexion Internet. Selon la configuration de la Structure, l’authentification peut reposer sur un compte local, un annuaire d’entreprise, un mode mixte et/ou une authentification multifacteur.

4. Comptes et sécurité

Chaque compte est personnel. L’Utilisateur doit protéger ses identifiants, mots de passe et moyens d’authentification. Toute suspicion de compromission doit être signalée sans délai à l’administrateur de la Structure ou au support FraisWork.

5. Rôles et habilitations

FraisWork applique des rôles et périmètres d’accès. Le Client est responsable de l’attribution des habilitations, de leur révision et de la désactivation des accès devenus inutiles.

6. Notes de frais

L’Utilisateur reste responsable de l’exactitude des informations saisies et des justificatifs transmis. FraisWork facilite la saisie, le contrôle, la validation et le traitement des dépenses mais ne se substitue pas aux obligations comptables, fiscales, sociales ou internes du Client.

7. Justificatifs et OCR

Les justificatifs doivent être lisibles, complets et correspondre aux dépenses déclarées. Les fonctions OCR et d’extraction automatique sont des aides à la saisie ; les informations proposées doivent être vérifiées avant validation.

8. Indemnités kilométriques et cartographie

FraisWork peut utiliser Google Maps Platform pour le calcul d’itinéraires, de distances et l’affichage cartographique. Les données issues de ces services sont des informations d’assistance. Les règles et barèmes applicables restent définis par le Client.

9. Circuits de validation

Les circuits de validation peuvent dépendre de la Structure, de l’Utilisateur, du centre de coût, de la Business Unit ou d’autres règles configurées. Le Client est responsable de la désignation des validateurs et responsables comptables.

10. Données comptables et intégrations

Les exports et intégrations comptables doivent être contrôlés par le Client avant utilisation définitive. L’Éditeur n’agit pas en qualité d’expert-comptable du Client.

11. Utilisation autorisée

Il est notamment interdit d’utiliser FraisWork à des fins frauduleuses ou illicites, de contourner les contrôles d’accès, d’introduire des programmes malveillants, d’utiliser le compte d’un tiers sans autorisation ou de réaliser des tests de sécurité sans accord écrit préalable.

12. Disponibilité et maintenance

L’Éditeur met en œuvre les moyens raisonnables nécessaires à la disponibilité du service. Des interruptions peuvent toutefois intervenir pour maintenance, mise à jour, sécurité ou incident technique.

13. Évolution du service

FraisWork peut évoluer afin d’ajouter des fonctions, corriger des anomalies, renforcer la sécurité ou tenir compte des évolutions réglementaires et techniques.

14. Sauvegardes

Des mécanismes de sauvegarde sont mis en œuvre pour permettre la restauration du service. Ils ne constituent pas, sauf engagement spécifique, un dispositif d’archivage légal.

15. Support

Les demandes d’assistance peuvent être transmises depuis les fonctions Support de FraisWork ou à support@fraiswork.com.

16. Données personnelles

Lorsque FraisWork traite des données pour le compte d’un Client, le Client agit en principe comme responsable du traitement et ZGM Consulting comme sous-traitant. Ces traitements sont encadrés par le DPA FraisWork.

17. Confidentialité

Les informations auxquelles l’Éditeur accède dans le cadre de l’exploitation ou du support sont traitées comme confidentielles, sous réserve des obligations légales applicables.

18. Propriété des données

Le Client conserve ses droits sur les données qu’il transmet ou fait traiter dans FraisWork. Aucun transfert de propriété au profit de l’Éditeur n’est opéré.

19. Propriété intellectuelle

FraisWork, son code, son architecture, ses interfaces, ses éléments graphiques, sa documentation et ses signes distinctifs restent protégés par les droits applicables. L’accès au service confère uniquement un droit d’utilisation dans les conditions contractuelles prévues.

20. Services tiers

Certaines fonctionnalités peuvent dépendre de services tiers, notamment Google Maps Platform, les services de messagerie OVHcloud et, à terme, un prestataire de paiement. Ces services peuvent être soumis à leurs propres conditions.

21. Responsabilité

Chaque partie reste responsable des obligations qui lui incombent. Le Client est notamment responsable de ses Utilisateurs, habilitations, règles de remboursement, validations et obligations comptables, fiscales et sociales.

22. Suspension d’accès

L’accès peut être suspendu lorsqu’une telle mesure est raisonnablement nécessaire, notamment en cas de menace de sécurité, d’utilisation manifestement abusive ou illicite, de violation grave des présentes CGU ou d’obligation légale.

23. Fin d’utilisation

À la fin de la relation contractuelle, les conditions de restitution, de conservation et de suppression des données sont définies par les CGV, le DPA et la politique de confidentialité.

24. Force majeure

Aucune partie ne pourra être tenue responsable d’un manquement résultant d’un événement répondant aux critères de la force majeure au sens du droit français.

25. Modification des CGU

Les CGU peuvent évoluer afin de tenir compte des évolutions du service, de la réglementation ou de la sécurité. La version applicable est identifiée par sa date et son numéro de version.

26. Droit applicable

Les présentes CGU sont soumises au droit français.

27. Contact