DPA — Accord de traitement des données

1. Parties

Le présent DPA est conclu entre le Client, agissant comme responsable du traitement pour les traitements concernés, et Jérôme Geoffray EI / ZGM Consulting, agissant comme sous-traitant dans le cadre de la fourniture de FraisWork.

2. Objet

Le DPA définit les conditions dans lesquelles ZGM Consulting traite des données à caractère personnel pour le compte du Client et complète les CGU, CGV et tout contrat ou devis applicable.

3. Description des traitements

Objet : fourniture d’un service SaaS de gestion des frais professionnels. Opérations : collecte, enregistrement, consultation, organisation, stockage, extraction, transmission aux destinataires autorisés, sauvegarde, restauration, exportation, archivage fonctionnel et suppression. Durée : durée du contrat augmentée de la période de réversibilité.

4. Personnes concernées

Salariés et collaborateurs du Client, dirigeants, mandataires, utilisateurs autorisés, administrateurs, validateurs et personnels financiers ou comptables.

5. Catégories de données

Identité professionnelle, données relatives aux frais, justificatifs, déplacements, véhicules, imputations, validations, avances, remboursements, données nécessaires aux traitements comptables ainsi que données techniques et de sécurité.

6. Instructions du Client

ZGM Consulting traite les données uniquement sur instruction documentée du Client, sauf obligation légale contraire. Les paramètres configurés par le Client et les actions de ses utilisateurs dans les fonctions prévues par FraisWork constituent notamment des instructions documentées.

7. Confidentialité et sécurité

Les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité appropriée. FraisWork met en œuvre des mesures adaptées au risque, notamment contrôle des accès, authentification, chiffrement des communications, journalisation, sauvegardes, mises à jour de sécurité et procédures de gestion d’incident.

8. Hébergement en France

9. Sous-traitants ultérieurs

10. Transferts internationaux

ZGM Consulting n’a pas vocation à transférer les données Client hébergées dans l’infrastructure FraisWork hors de France lorsque l’offre prévoit cet engagement. Les flux vers des services tiers sont analysés séparément et doivent être encadrés conformément au RGPD lorsqu’un transfert international est nécessaire.

11. Droits des personnes

ZGM Consulting assiste raisonnablement le Client afin de lui permettre de répondre aux demandes d’exercice des droits. Lorsqu’une demande portant sur des données traitées pour le compte du Client est reçue directement, elle est transmise au Client lorsqu’il peut être identifié.

12. Violations de données

ZGM Consulting informe le Client dans les meilleurs délais après avoir pris connaissance d’une violation de données affectant les traitements réalisés pour son compte et lui transmet les informations disponibles nécessaires à son analyse.

13. AIPD et registre

Lorsque cela est nécessaire, ZGM Consulting fournit les informations relatives à FraisWork raisonnablement nécessaires à une analyse d’impact et tient les éléments de registre requis pour ses activités de sous-traitance.

14. Audits

ZGM Consulting met à disposition les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect des obligations applicables. Les audits sont organisés avec un préavis raisonnable et doivent préserver la sécurité ainsi que la confidentialité des autres Clients.

15. Sauvegardes

Les sauvegardes contenant des données Client entrant dans l’engagement France doivent également être hébergées en France et protégées contre les accès non autorisés.

16. Réversibilité et suppression

À compter de la fin effective de l’abonnement, le Client dispose de 30 jours pour récupérer ses données exportables. À l’issue de cette période, les données de production destinées à être supprimées le sont ou sont anonymisées, sous réserve des obligations légales. Les copies de sauvegarde sont éliminées selon leur cycle normal de rétention.

17. Responsabilité du Client

Le Client reste responsable de la licéité de ses traitements, des finalités, des bases juridiques, de l’information des personnes, des habilitations, des durées de conservation qu’il impose et du traitement des demandes d’exercice de droits.

18. Durée et hiérarchie

Le DPA entre en vigueur avec le contrat FraisWork et continue à produire ses effets aussi longtemps que ZGM Consulting conserve des données personnelles traitées pour le compte du Client. En cas de contradiction portant spécifiquement sur la protection des données, le DPA prévaut dans la mesure nécessaire au respect de la réglementation applicable.

19. Contact