Politique de confidentialité

1. Responsable et rôles

Pour ses propres traitements — gestion commerciale, facturation, support, sécurité et administration — ZGM Consulting agit comme responsable du traitement. Pour les données traitées par FraisWork pour le compte d’une organisation cliente, le Client agit en principe comme responsable du traitement et ZGM Consulting comme sous-traitant.

2. Données traitées

Selon les fonctionnalités utilisées, FraisWork peut traiter des données d’identification et professionnelles, données relatives aux frais, justificatifs, déplacements, véhicules, imputations, validations, avances, remboursements, ainsi que des données techniques et de sécurité.

3. Finalités

Les traitements servent notamment à créer et administrer les comptes, authentifier les utilisateurs, gérer les notes de frais et justificatifs, appliquer les circuits de validation, calculer les indemnités kilométriques, gérer les remboursements, produire des exports, assurer la facturation, le support et la sécurité.

4. Bases juridiques

Selon le traitement, les bases juridiques peuvent être l’exécution du contrat, une obligation légale, l’intérêt légitime ou le consentement lorsque celui-ci est requis. Pour les traitements effectués pour le compte du Client, celui-ci détermine la base juridique applicable.

5. Hébergement en France

6. Prestataires et services tiers

7. OCR

Les fonctions OCR servent à assister la saisie. FraisWork privilégie les traitements locaux lorsqu’ils sont disponibles afin de limiter l’exposition de justificatifs à des services externes.

8. Destinataires

Les données sont accessibles uniquement aux utilisateurs et administrateurs autorisés, aux fonctions de validation et de comptabilité habilitées, ainsi qu’aux personnes intervenant dans l’exploitation ou le support dans la stricte mesure nécessaire.

9. Sécurité

FraisWork met en œuvre des mesures adaptées : authentification, MFA selon configuration, rôles et périmètres, chiffrement des communications, journalisation, sauvegardes et contrôle des accès.

10. Conservation

Les données nécessaires au service sont conservées pendant la relation contractuelle. Après la fin effective de l’abonnement, une période de réversibilité de 30 jours permet au Client de récupérer ses données exportables. Les sauvegardes suivent ensuite leur propre cycle de rétention.

11. Support

Les informations fournies au support sont utilisées pour traiter la demande. L’accès aux données du Client doit rester limité à ce qui est nécessaire au diagnostic et à la résolution.

12. Violations de données

En cas d’incident affectant des données personnelles, ZGM Consulting analyse l’événement, prend les mesures de limitation nécessaires et informe le Client lorsque FraisWork agit comme sous-traitant, selon les conditions prévues au DPA.

13. Droits des personnes

Selon les circonstances, les personnes peuvent disposer de droits d’accès, rectification, effacement, limitation, opposition et portabilité. Pour les données traitées pour le compte d’un employeur ou d’une organisation cliente, les demandes doivent normalement être adressées à cette organisation.

14. Cookies

Le site commercial vise à utiliser uniquement les mécanismes strictement nécessaires. Si des outils de mesure d’audience, publicitaires ou autres traceurs soumis au consentement sont ajoutés, un mécanisme approprié sera mis en place.

Mesure de fréquentation

Le site transmet un identifiant de session temporaire afin de compter les visites. Le serveur enregistre la date et l’heure et l’adresse IP d’origine observée pour le détail de fréquentation, accessible au Super Admin. Une session est renouvelée après 30 minutes d’inactivité ; elle ne permet pas d’identifier une personne unique. Le script utilise le stockage de session de l’onglet, sans cookie persistant, et respecte Do Not Track et Global Privacy Control. Pour l’application, les sessions connectées sont associées à l’utilisateur authentifié et à la structure observée.

15. Contact